أن يفهم المتدرب أن الفوز بالمنحة لا يعني البدء الفوري بالتنفيذ، بل تبدأ أولًا مرحلة فهم الالتزامات التي أصبحت المؤسسة مسؤولة عنها.
بعد قبول المقترح، قد تصل المؤسسة إلى مرحلة التفاوض ثم توقيع Grant Agreement. ومن هذه اللحظة لا يعود المقترح مجرد وعد تمويلي؛ بل تصبح الاتفاقية وملاحقها المرجع الأساسي لإدارة المنحة.
يجب ألا تبقى قراءة الاتفاقية مسؤولية شخص واحد فقط. فالالتزامات قد تخص البرامج والمالية والمشتريات والموارد البشرية وMEAL والاتصال وحماية البيانات وغيرها.
نستخرج من الاتفاقية على الأقل:
قيمة المنحة والعملة.
تاريخ البداية والنهاية.
الميزانية المعتمدة.
النتائج والمخرجات والتسليمات.
شروط الصرف.
التقارير ومواعيدها.
قواعد المشتريات.
قواعد التعديل وإعادة توزيع الميزانية.
متطلبات الموافقة المسبقة.
التدقيق وحفظ السجلات.
استخدام البيانات والهوية والظهور الإعلامي.
شروط التعليق أو الإنهاء.
متطلبات الإغلاق.
لا نفترض أن ما ورد في المقترح الأصلي بقي كما هو؛ فقد تختلف الاتفاقية النهائية أو الميزانية المعتمدة عما تم تقديمه.
يقوم المتدرب بتحويل اتفاقية تدريبية إلى Grant Agreement Summary يحدد أهم الالتزامات والمخاطر والمواعيد.
