بناء ملف منحة يستطيع إثبات القرارات والتنفيذ والصرف حتى بعد انتهاء المشروع.
Audit Readiness لا تعني ترتيب الملفات قبل وصول المدقق.
بل تعني أن الوثائق تُدار بصورة صحيحة منذ اليوم الأول.
يمكن تنظيم ملف المنحة إلى:
01 Agreement
الاتفاقية والتعديلات.
02 Program
خطط العمل وتقارير التنفيذ.
03 Finance
الميزانيات والتقارير والسجلات المالية.
04 Procurement
طلبات الشراء والعروض والتقييمات والعقود.
05 HR
العقود وسجلات الوقت ذات الصلة وفق المتطلبات.
06 MEAL
المؤشرات والبيانات والأدلة.
07 Reports
التقارير المقدمة والموافقات.
08 Communications
المراسلات والقرارات المهمة.
09 Amendments
طلبات التعديل والموافقات.
10 Closeout & Audit
يجب أن نستطيع تتبع المعاملة من:
Approval → Procurement/Contract → Delivery → Invoice → Payment → Accounting Record → Supporting Evidence.
هل الوثيقة:
موجودة؟
معتمدة؟
قابلة للقراءة؟
مرتبطة بالمعاملة؟
محفوظة في المكان الصحيح؟
يمكن الوصول إليها؟
محفوظة للمدة المطلوبة؟
الاحتفاظ بالوثائق لا يعني إتاحة كل الملفات للجميع. يجب مراعاة الصلاحيات والخصوصية وحماية بيانات المستفيدين.
Audit Readiness Checklist + Grant Document Index.
