أن يفهم المتدرب أن الميزانية تبدأ من خطة التنفيذ، وليس من مبلغ التمويل المتاح.
أفضل نقطة لبناء ميزانية المشروع هي الأنشطة.
إذا كان لدينا نشاط مثل:
تنفيذ 10 دورات تدريبية لـ200 مستفيد.
فلا نضع مباشرة بندًا باسم "تدريب" بقيمة إجمالية، بل نسأل:
كم مدربًا نحتاج؟
كم يومًا لكل دورة؟
هل نحتاج قاعة؟
هل توجد مواد تدريبية؟
هل توجد مواصلات؟
هل نحتاج أجهزة؟
هل توجد ضيافة؟
هل نحتاج ترجمة أو طباعة؟
هل هناك متابعة بعد التدريب؟
ثم نحول كل مورد إلى تكلفة.
Activity → Resource → Unit → Quantity → Unit Cost → Total Cost
مثال:
تأجير القاعة
10 دورات × يومين × 150 دولارًا = 3,000 دولار.
بهذه الطريقة يمكن لأي مراجع فهم مصدر الرقم.
إذا لم نستطع ربط التكلفة بنشاط أو حاجة واضحة للمشروع، فمن المحتمل أن البند يحتاج إلى مراجعة.
يختار المتدرب نشاطًا من خطة التنفيذ ويحوّله إلى قائمة موارد وتكاليف.
المخرج: Activity Costing Sheet.
