قد تضع الجمعية ميزانية لمشروع تشمل أجور فريق التنفيذ والمواد والنقل والأنشطة، ثم تكتشف أثناء العمل أن المشروع يحتاج أيضًا إلى خدمات مالية وتقنية ومتابعة لم تُقدّر تكلفتها. هذه الموارد قد تكون موجودة داخل الجمعية، لكنها تستهلك وقتًا ومالًا، ولها التزامات أخرى.
إذا لم تُحتسب، فقد يبدو المشروع ممولًا بالكامل بينما تتحمل الجمعية جزءًا من تكلفته دون تخطيط. وقد تحدد هدفًا لحملة تبرعات يغطي المساعدات المباشرة، لكنه يترك احتياجات ضرورية للتنفيذ دون مصدر واضح.
حساب التكلفة الكاملة يساعد الجمعية على إعداد ميزانية واقعية، وتحديد المبلغ الذي تحتاج إلى تمويله، ومعرفة ما ستتحمله من مواردها. وللوصول إلى هذا الحساب، تبدأ بتحديد نطاق المشروع، ثم حصر موارده، وتصنيف تكاليفه، وتوزيع الموارد المشتركة وفق أسس يمكن تفسيرها ومراجعتها.
ابدأ بنطاق المشروع وفترة الحساب
قبل جمع الأرقام، حدّد ما الذي سيُنفذ، ولمن، وخلال أي فترة. فبرنامج تدريبي لستة أشهر يختلف في احتياجاته عن برنامج سنوي، حتى لو استهدفا العدد نفسه من المشاركين.
يشمل النطاق الأنشطة، والتحضير لها، والإدارة والمتابعة، ومتطلبات الإغلاق والتقارير. فإذا انتهت الأنشطة في ديسمبر، لكن إعداد التقرير النهائي وتسوية الالتزامات يستمران إلى يناير، ينبغي إدراج الموارد اللازمة لهذه الأعمال في التقدير.
بعد ذلك، احصر الموارد المطلوبة لكل مرحلة: عدد العاملين وساعاتهم، والمواد وكمياتها، والنقل، والمرافق، والخدمات التقنية، والمتابعة والتقييم. وقدّر التكلفة من خلال الكمية وسعر الوحدة أو مدة الاستخدام، مع تسجيل مصدر التقدير وتاريخه.
الميزانية يمكن أن تشمل التكلفة الكاملة أصلًا. المشكلة تحدث عندما تُعدّ على أساس بعض المصروفات فقط. وتوضح إرشادات المجلس الوطني للمنظمات التطوعية البريطاني «NCVO» أن إعداد ميزانية بالتكلفة الكاملة يجمع التكاليف المباشرة وتكاليف الدعم اللازمة للمشروع.
صنّف التكلفة بحسب علاقتها بالمشروع
بعد حصر الموارد، اسأل عن كل بند: هل يمكن تتبعه إلى هذا المشروع بوضوح، أم يخدم أعمالًا متعددة؟
التكاليف المباشرة تشمل الموارد التي يمكن إسنادها إلى المشروع، مثل مواد التدريب، أو نقل المشاركين، أو أجر مدرب يعمل عليه. وقد تشمل جزءًا موثقًا من وقت موظف يعمل على أكثر من مشروع، إذا أمكن تحديد الوقت الذي خصصه لهذا المشروع.
أما التكاليف المشتركة فتخدم عدة مشاريع أو وظائف داخل الجمعية، وتحتاج إلى توزيع مناسب؛ مثل خدمات مالية عامة، أو اشتراك تقني مشترك، أو مرافق تستخدمها برامج متعددة. ويتفق هذا الفصل مع إرشادات NCVO بشأن إسناد التكاليف المباشرة وتوزيع تكاليف الدعم.
اسم الوظيفة وحده لا يحسم التصنيف. فمتابعة وتقييم المشروع قد تكون تكلفة مباشرة عندما تخصه تحديدًا، وقد تكون خدمة مشتركة عندما تخدم عدة برامج. والأمر نفسه ينطبق على المحاسبة والتقنية والإدارة.
كذلك، وجود الموظف أو النظام مسبقًا لا يجعل استخدامه بلا تكلفة. لكن احتساب حصته ضمن المشروع لا يعني بالضرورة وجود دفعة نقدية جديدة بالقيمة نفسها؛ فقد تكون الجمعية قد التزمت بهذه التكلفة بالفعل ضمن تشغيلها العام.
اختر أساسًا مناسبًا لتوزيع الموارد المشتركة
لكل تكلفة مشتركة، حدّد إجماليها خلال فترة الحساب، ثم اختر أساسًا يعكس استفادة المشروع منها بصورة معقولة.
يمكن استخدام الوقت لخدمة تعتمد على جهد العاملين، والمساحة للمرافق، وعدد المستخدمين أو مستوى الاستخدام لاشتراك تقني، بحسب طبيعة الخدمة. وتوصي NCVO باختيار طريقة توزيع عادلة ومعقولة، مع الاحتفاظ بسجل للحسابات.
تكون المعادلة المبسطة:
حصة المشروع = تكلفة المورد المشترك للفترة × نسبة استفادة المشروع منه.
لكن النسبة تحتاج إلى تفسير. فإذا خُصص 30% من وقت خدمة مالية للمشروع، ينبغي أن يستند ذلك إلى سجل وقت أو تقدير عمل موثق، وأن يشمل التوزيع بقية المشاريع والأعمال العامة أيضًا. لا تُوزع تكلفة الموظف كاملة على المشاريع إذا كان جزء من وقته يذهب إلى مهام أخرى.
واستخدام نسبة ثابتة ليس خطأً بحد ذاته؛ فقد تكون مستخرجة من تحليل مناسب. إنما ينبغي فصلها عن النسبة التي يسمح المانح بتغطيتها. التكلفة المقدرة والمبلغ المقبول للتمويل قد يختلفان.
وأثناء التوزيع، تحقّق من عدم احتساب المورد مرتين: لا تدرج وقت الموظف ضمن بند مباشر، ثم تُعيد إدراج الوقت نفسه ضمن خدمة مشتركة، ولا تطلب من ممولين تغطية الجزء نفسه من النفقة.
احسب التكلفة بمثال متكامل
لنفترض، في مثال افتراضي تعليمي، أن جمعية تعدّ برنامجًا تدريبيًا لمدة سنة. قدّرت تكاليفه المباشرة كما يلي:
| البند | أساس التقدير | التكلفة |
|---|---|---|
| التدريب وفريق التنفيذ | أيام العمل والأجور المقدرة | 200,000 ريال |
| المواد والتجهيزات الخاصة بالبرنامج | الكميات وأسعار الوحدات | 60,000 ريال |
| نقل المشاركين | الرحلات والتكلفة المقدرة | 40,000 ريال |
| المتابعة والتقييم الخاصة بالبرنامج | مهام وأيام عمل محددة | 20,000 ريال |
| إجمالي التكاليف المباشرة | 320,000 ريال |
ثم حسبت حصة البرنامج من موارد مشتركة، بعد استبعاد أي تكاليف أُدرجت بالفعل ضمن البنود المباشرة:
| المورد المشترك | تكلفته السنوية | أساس التوزيع في المثال | حصة البرنامج |
|---|---|---|---|
| الخدمات المالية العامة | 100,000 ريال | 30% وفق تقدير الوقت المطلوب | 30,000 ريال |
| الاشتراك التقني المشترك | 60,000 ريال | 25% وفق الاستخدام المتوقع | 15,000 ريال |
| إيجار المقر المشترك | 100,000 ريال | 10% من المساحة طوال السنة | 10,000 ريال |
| إجمالي حصة البرنامج | 55,000 ريال |
هذه النسب افتراضية لتوضيح الحساب، وليست نسبًا مقترحة لجميع الجمعيات.
تكون النتيجة:
التكلفة الكاملة للبرنامج = 320,000 + 55,000 = 375,000 ريال.
هنا تستطيع الجمعية شرح مصدر كل مبلغ. وإذا تغيرت مدة البرنامج أو استخدام الموارد، تُراجع الحصص بدل إبقاء التقدير الأول كما هو.
افصل تكلفة استقطاب التمويل عن متطلبات التنفيذ
قد تنفق الجمعية وقتًا ومالًا في البحث عن الفرصة وإعداد المقترح والتفاوض. هذه تكلفة ينبغي معرفتها عند تقييم جهود استقطاب التمويل، لكنها لا تُضاف تلقائيًا إلى ميزانية المنحة.
أما تقارير التنفيذ والتقارير المالية المطلوبة ضمن الاتفاقية، فقد تكون جزءًا من إدارة المشروع، وتُحتسب بحسب علاقتها به وشروط التمويل. ويُفصل عنها التواصل العام مع المانحين أو إعداد طلبات لمشاريع أخرى.
إذا استغرق إعداد الطلب 80 ساعة، فلا يكفي تسجيل عدد الساعات؛ يمكن تقدير تكلفتها باستخدام تكلفة ساعة عمل مناسبة، مع التأكد من عدم إدراجها مرة أخرى ضمن خدمات مشتركة.
وتُستخدم تكاليف الطلبات غير الناجحة لتقييم كفاءة استقطاب التمويل على مستوى الجمعية، دون تحميلها تلقائيًا على المشروع الذي حصل على منحة.
قارن التكلفة بالتغطية الفعلية
بعد حساب تكلفة البرنامج، حدّد مصدر تغطية كل بند، وما تسمح به شروط التمويل.
في المثال، لنفترض وجود منحة مؤكدة بقيمة 340 ألف ريال، تغطي التكاليف المباشرة و20 ألفًا من الخدمات المالية. وتخصص الجمعية 20 ألفًا من موارد أخرى متاحة لهذا الغرض:
| البند | حصة البرنامج | المنحة المؤكدة | موارد الجمعية المعتمدة | الفجوة |
|---|---|---|---|---|
| التكاليف المباشرة | 320,000 | 320,000 | 0 | 0 |
| الخدمات المالية | 30,000 | 20,000 | 0 | 10,000 |
| الاشتراك التقني | 15,000 | 0 | 15,000 | 0 |
| إيجار المقر | 10,000 | 0 | 5,000 | 5,000 |
| الإجمالي بالريال | 375,000 | 340,000 | 20,000 | 15,000 |
أصبحت الفجوة محددة: 15 ألف ريال. ويمكن معالجتها بتمويل إضافي مؤكد، أو مساهمة تستطيع الجمعية تحملها، أو تعديل متفق عليه في نطاق المشروع.
وقد تختار الجمعية تنفيذ مشروع لا يغطي المانح تكلفته كاملة لأسباب مرتبطة برسالتها، لكن ينبغي أن تكون مساهمتها قرارًا معلومًا ومقصودًا. وتوضح NCVO أن استرداد التكلفة الكاملة قد يتعذر، وأن استخدام الموارد الأخرى يتطلب قرارًا واعيًا.
ثم تُراجع مواعيد التحصيل والدفع؛ فتغطية التكلفة إجمالًا لا تضمن وجود النقد عند استحقاق كل التزام.
حوّل الاحتياج الصافي إلى هدف واضح للحملة
في التمويل الجماعي، تحتاج الجمعية إلى التمييز بين تكلفة المشروع والمبلغ المطلوب جمعه وصافي الأموال التي ستصل إليها.
لنفترض، في مثال افتراضي منفصل، أن تكلفة الأجهزة الطبية والخدمات المباشرة تبلغ 200 ألف ريال، وحصة التنفيذ من موارد الدعم 10 آلاف، وتكلفة إعداد الحملة وإدارتها 15 ألفًا. يصبح الاحتياج 225 ألف ريال قبل رسوم التحصيل المفترضة.
إذا خصصت الجمعية 25 ألف ريال من موارد مؤكدة، فالمطلوب وصوله من الحملة هو 200 ألف ريال صافيًا.
ولشرح أثر الرسوم فقط، نفترض اقتطاعًا موحدًا بنسبة 3% من التحصيل، دون رسوم ثابتة:
هدف التحصيل الإجمالي = 200,000 ÷ 0.97 ≈ 206,186 ريالًا.
هذه النسبة تعليمية؛ يجب استخدام الرسوم الفعلية وطريقة احتسابها عند إعداد الحملة، وعدم إضافتها مرة أخرى إذا كانت محسوبة ضمن التكلفة أصلًا.
ويُوضح وصف الحملة ما سيغطيه التمويل، مع الالتزام بالغرض المعلن وشروط استخدام التبرعات.
حساب التكلفة الكاملة يمنح الجمعية أساسًا تستطيع مراجعته: ما الموارد اللازمة؟ كيف حُسبت حصة المشروع؟ ما الذي يغطيه التمويل؟ وما الفجوة المتبقية؟ وعندما تُوثق هذه الإجابات وتُراجع أثناء التنفيذ، تصبح الميزانية أقرب إلى واقع العمل، وتقل احتمالات اكتشاف احتياجات غير ممولة بعد بدء الالتزامات.
